Das Ehrenamt ist ein wichtiger Pfeiler unserer Gesellschaft: 16,24 Millionen Menschen waren in Deutschland im Jahr 2021 ehrenamtlich tätig. Diese große Hilfsbereitschaft ist kostbar und Helfer*innen sollten in ihren Tätigkeiten bestmöglich unterstützt werden, damit so wenig Zeit wie nötig in die Verwaltung gesteckt werden muss. Der Schlüssel hierfür heißt Digitalisierung – Kindheitstraum Stuttgart e.V. zeigt, wie es geht.
Die Digitalisierung erleichtert einerseits das Engagement: Online-Plattformen im Netz helfen Interessierten, einen passenden Einsatzbereich zu finden. Via Online-Volunteering funktioniert soziales Engagement auch direkt vom eigenen Computer aus – etwa in Form von Petitionen, Spenden, aber auch als Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit von Vereinen und Initiativen im Internet. Digitale Technologien verändern andererseits auch die interne Zusammenarbeit von Organisationen sowie die Kommunikation mit externen Stakeholdern: E-Mails, Newsletter und soziale Medien ersetzen gedruckte Vereinsnachrichten im Briefkasten. Gerade Vereine, Verbände und NGOs können außerdem von der Automatisierung interner Prozesse profitieren und sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Digitalisierungsprojekte beginnen mit Investitionen: Zeit und Budget. Sie zahlen sich zwar bald aus, dennoch ist beides besonders in ehrenamtlichen Vereinen, Verbände und NGOs kostbar. Entscheidet sich ein Verein dafür digitaler zu werden, fehlt häufig eine strategische Planung und das notwendige IT-Knowhow. Wo Digitalisierung aus eigener Kraft nicht möglich ist, braucht es weitere Unterstützung, und zwar organisatorisch und technologisch.
Wie Kindheitstraum Stuttgart e.V. nach einer technologischen Lösung für die Vereinsprozesse suchte
So ging es auch Kindheitstraum Stuttgart e.V. Der Verein erfüllt ehrenamtlich Wünsche von Kindern und Jugendlichen mit sozialer Benachteiligung und/oder Krankheit. Die Wünsche sind vielfältig: ein Besuch im Freizeitpark, ein Brief von einem*einer Freund*in aus dem Urlaub, Spielzeug, ein Stadionbesuch beim Lieblingsverein, aber auch eine zehntägige Delfin-Therapie. 70 Vereinsmitglieder arbeiten ehrenamtlich zusammen, um besondere Erlebnisse durch Spenden finanziert zu ermöglichen. Allein im Jahr 2021 gelang es ihnen über 70 Mal. Enrico Kuhrt ist Vorstand und Gründer des Vereins. Er sieht notwendige Technologien, rechtliche Gegebenheiten und administrative Themen als größte Herausforderung.
Wie die Wunscherfüllung ursprünglich aussah: Die Personen wandten sich über viele verschiedene Kanäle an den Verein: per E-Mail, über Chat-Dienste, soziale Netzwerke oder Briefe. 2021 erreichten Enrico Kuhrt allein 1.700 Mails mit Wünschen, die er sortieren und an seine Teams aus ehrenamtlichen Helfer*innen weiterleiten musste. Jeder einzelne Fall wurde geprüft und gegebenenfalls die Eltern des Kindes kontaktiert, um mehr Informationen einzuholen. Sämtliche Kommunikation lief dabei über die Postfächer von Enrico Kuhrt und die Teamleiter*innen. Die Verwaltung war sehr zeitaufwändig. Kindheitstraum Stuttgart wollte diese wertvolle Zeit viel lieber darauf verwenden, die Wünsche zu erfüllen. Außerdem erhalten einfache Prozesse den Spaß an der ehrenamtlichen Arbeit, was Enrico Kuhrt besonders wichtig ist.
Daher bewarb er sich 2019 beim Ideafest, dem Company Meeting von Microsoft Deutschland, um für seinen Verein Partner zu gewinnen. Mithilfe einer möglichst einfachen und effektiven Lösung wollte Kindheitstraum mehr Zeit für die Wunscherfüllung der Kinder schaffen – ganz nach dem Vereinsmotto „Gemeinsam mehr erreichen“.
Unterstützung von Microsoft Mitarbeitenden
Einmal jährlich treffen sich alle Mitarbeitenden von Microsoft Deutschland zu Geschäftsjahrbeginn zum Company Meeting. Das sogenannte #Ideafest2019 stand unter dem Motto: „Gemeinsam gewinnen. Einfach Neues machen.“ Im Vorfeld wurden Kunden, Partner und NGOs aufgerufen, ihre aktuellen Herausforderungen einzureichen. In einer kreativen und bunten Atmosphäre haben 1.600 Mitarbeitende und 140 Gäste an 40 vielfältigen technologischen Herausforderungen gearbeitet. Ziel war es, unsere Mitarbeitenden zu motivieren, etwas Neues anzugehen, und neue Projekte und Ideen gemeinsam mit Kunden und Partnern zu entwickeln.
Die von Kindheitstraum Stuttgart gestellte Aufgabe war es, den Verein mit einer CRM-Lösung auszustatten, damit alle Helfer*innen den gleichen Kenntnisstand zu den Projekten und Wünschen haben. Am Ende stimmten die Mitarbeitenden ab, welche Cases ihr Interesse am meisten geweckt hatten. Kindheitstraum Stuttgart erhielt die meisten Stimmen und war somit einer der drei Gewinner. Der Preis: Das Projekt konnte mit ehrenamtlicher Unterstützung von rund 20 Mitarbeitenden von Microsoft umgesetzt werden.
Helfer*innen helfen: Durch Ehrenamt noch mehr Wünsche erfüllen
Nach dem Ideafest stießen die Microsoft Partner Prodware und Fellowmind zum Projektteam hinzu. Sie unterstützten, ebenso wie das Microsoft-Team, ehrenamtlich bei der Implementierung der CRM-Lösung. Das Projektteam wollte für Kindheitstraum Stuttgart eine Lösung finden, die so leicht zu bedienen ist, dass nicht eine überflüssige Minute im Prozess verloren geht. Also entwickelte das Team das cloudbasierte CRM-System „Dreamflow“, basierend auf Dynamics 365.
Das Projekt hat sich seitdem stetig weiterentwickelt. Seit Januar 2022 nimmt nun eine übersichtlich gestaltete Eingabemaske auf der Website von Kindheitstraum Stuttgart Wünsche strukturiert und standardisiert entgegen. Eltern tragen sämtliche Informationen und Kontaktdaten ein. Von dort geht es direkt weiter in Dynamics 365. Mit nur einem Klick leitet Enrico Kuhrt die einzelnen Wünsche an sein Team weiter. Jeder einzelne Verwaltungsschritt findet in Dreamflow statt – ganz ohne Zeit mit der Organisation von E-Mails und Informationen in E-Mail-Postfächern zu verschwenden. Die neue, zentrale Plattform hat die Prozesse um viele überflüssige Schritte bereinigt. Es ist nun leichter, Aufgaben zu verteilen und so die gesamten Abläufe im Verein besser zu strukturieren. Das Beste daran: Kindheitstraum Stuttgart gewinnt enorm viel Zeit – mindestens zehn Stunden pro Woche. Und die freigewordenen Ressourcen fließen direkt in die Arbeit mit den Kindern und Eltern.
Hier die ganze Erfolgsgeschichte lesen
SaaS-Lösungen als Möglichmacher
Wie das Beispiel von Kindheitstraum Stuttgart zeigt, sind SaaS-Lösungen (Software as a Service) echte Möglichmacher für Digitalisierung im Ehrenamt: Der Einrichtungs- und Infrastrukturaufwand ist deutlich geringer als bei lokal betriebenen Anwendungen und die Aktualisierung funktioniert automatisch. Das reduziert die Anfangsinvestition um ein Vielfaches und macht Digitalisierung für Vereine, Verbände und NGOs greifbarer. Nach dem der Grundstein erst einmal gelegt ist, können individuell und flexibel weitere Schritte folgen.
In Bezug auf Kapazitäten und IT-Fachwissen ist das Ehrenamt auf zusätzliche, ebenfalls ehrenamtliche Hilfe angewiesen, unter anderem von Technologieunternehmen und deren Partnern. Die großartige ehrenamtliche Tätigkeit der gut 16 Millionen Helfer*innen in Deutschland sollte wertgeschätzt werden. Und das bedeutet auch, die eigene Expertise zu nutzen, um dort zu unterstützen, wo diese gefragt ist, damit das Ehrenamt strategisch digitalisiert werden kann und die Freiwilligen noch effizienter helfen können.
Ein Beitrag von Astrid Aupperle
Leiterin Gesellschaftliches Engagement
