Wie mittelständische Firmen die Krise gemeistert haben – und was andere Unternehmen daraus lernen können
Wer Innovation kann, der kann auch Krise – und umgekehrt. Situationen wie die COVID-19-Pandemie zu managen verlangt Innovationskraft, Gestaltungsfähigkeit und Veränderungsbereitschaft. Unternehmen müssen improvisieren und neue Lösungen finden können, schnell und agil arbeiten. Sie brauchen eine flexible und anpassungsfähige Organisation, eine leistungsfähige IT. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Unternehmen sogar gestärkt aus Krisen hervorgehen – und hinterher besser dastehen als vorher. Der „Resilienz-Check 2020“ von Microsoft Deutschland und der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) zeigt, dass deutsche Unternehmen in diesem Bereich gut aufgestellt sind. Für Mittelständler gilt das in besonderem Maß: Sie haben eine doppelt so hohe Innovationsrate wie Großunternehmen.
Laut einer Sonderbefragung der KfW nahmen rund 57 Prozent der Unternehmen, die bereits in der Vergangenheit Modernisierungsmaßnahmen unternommen hatten, auch während der Krise Anpassungen vor. So erkannte beispielsweise auch der Logistiker Alfred Talke die Bedeutung einer funktionierenden Kommunikation – schon vor Corona.
Die Welt ist immer stärker von Vernetzung geprägt und gleichzeitig schreitet die horizontale und vertikale IT-Integration mit großen Schritten voran. Den Kommunikationslösungen kommt hierbei eine maßgebliche Rolle zu, die wir angemessen in unserer IT-Strategie berücksichtigen müssen.
– Nenad Ljubetić, Head of IT bei der ALFRED TALKE GmbH & Co. KG
40 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen verfügen über ein abgeschlossenes Digitalisierungsprojekt, weiß der KfW Digitalisierungsbericht Mittelstand 2019 zu berichten. Solche Projekte haben sich nun als Vehikel für den Weg aus der Krise bewiesen. Wie – das zeigen die folgenden Beispiele aus den verschiedenen Phasen der Krise auf eindrucksvolle Weise. Und wir finden Beispiele, die zeigen, wie man auch langfristig – jenseits der aktuellen Krise – mit einer klaren Strategie von den so erworbenen Möglichkeiten profitiert.
PHASE 1: Mit unbekannten Herausforderungen umgehen
In der ersten Phase kurz nach Aufkommen von Covid-19 in Deutschland gab es für betroffene Unternehmen mehr Fragen als Antworten. Die Regierung erließ Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen – und von heute auf morgen wurden die Belegschaften ins Homeoffice geschickt, ganze Arbeits- und Produktionsstätten mussten geschlossen werden. Quasi über Nacht brachen für viele Mittelständler Produktion und Absatzmärkte weg. In vielen Betrieben wurden Kurzarbeit eingeführt und Kosteneinsparungen vorgenommen. Gerade für die Kleinen ging es um alles, es galt zu überleben.
Eine Sparte, die in besonderem Maße von den Schließungen während des Lockdowns betroffen war, ist der Bildungssektor. Schulen und Universitäten mussten schließen, es brauchte alternative Konzepte. Die Internationale Berufsakademie, eine Duale Hochschule mit elf Studienorten in ganz Deutschland, entwickelte deshalb innerhalb von nur zwei Wochen ein Konzept der „virtuellen Präsenzlehre“, um ihren Lehrbetrieb aufrecht zu erhalten. So wurden alle Vorlesungen für die mehr als 3.500 Studierenden über Microsoft Teams abgehalten, keine einzige solche Veranstaltung musste bisher entfallen. Auf diese Weise ermöglichte die IBA ihren Student*innen einen relativ normalen Studienablauf in einer turbulenten Zeit. Die Resonanz: großartig – fast alle Studierenden wünschen sich die Fortführung des neuen Systems auch nach Corona.
Im März arbeitete dann bereits jeder zweite Beschäftigte im Homeoffice. Durch diesen Schritt erkannten viele Unternehmen, dass sie einige ihrer Prozesse deutlich effektiver und effizienter gestaltet könnten. Diese Erkenntnis führte zu weitreichenden Änderungen in der IT-Infrastruktur und im Bereich Modern Workplace. Die Stadtwerke Krefeld waren darauf bestens vorbereitet, denn bereits kurz vor Ausbruch der Corona-Krise hatten sie ihre IT-Landschaft mit Microsoft 365 E5 auf das nächste Level gehoben. So konnte der Betreiber von kritischer Infrastruktur sein Tagesgeschäft nahtlos ins Homeoffice verlagern und die Energie-, Strom- und Wasserversorgung sowie die Kundenbetreuung flexibel managen. Isolation zu Hause? Fehlanzeige! Denn dank Microsoft Teams war die Zusammenarbeit gesichert – auch wenn die mehr als 2.700 Mitarbeiter*innen nun an ebenso vielen Orten verstreut arbeiteten.
Die nun veränderte Arbeitsweise der Unternehmen hatte wiederum Folgen für eine Reihe weiterer Unternehmen, wie beispielsweise für die AMAGNO GmbH & Co. KG. Mit ihrem Dokumentenmanagement-System werden Papier- und Aktenbestände digitalisiert, die Flut an E-Mails verringert und alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Durch die Corona-Krise stiegen die Zahl der Anfragen und die benötigten Speicherkapazitäten massiv an. Für den Provider, der erst kurze Zeit vorher von einem lokalen Rechenzentrum auf die Microsoft Azure Cloud umgestiegen war, war das kein Problem. Zusätzlicher Speicherplatz konnte dank der hohen Skalierbarkeit von Azure und des Preismodells ganz flexibel hinzugebucht werden.
PHASE 2: Die Expertise vor Ort ist durch die Reisebeschränkungen nicht gewährleistet
Mit den Beschränkungen innerhalb Deutschlands war es aber nicht getan; schon bald trafen auch andere Länder Maßnahmen zum Schutz ihrer Bevölkerung – mit großen Auswirkungen für den europäischen und internationalen Reiseverkehr und die deutsche Wirtschaft. Von den Einschränkungen im Reiseverkehr waren unter anderem die deutschen Bauern stark betroffen: Viele Erntehelfer*innen konnten auf Grund der Einreisebeschränkungen nicht, oder nur unter hohen Auflagen einreisen. Doch auf den Feldern reiften Spargel, Erdbeeren und Hopfen unbeeindruckt von Corona und wollten geerntet werden. Um seine Mitglieder zu unterstützen und um Bauern und freiwillige Helfer zusammen zu bringen, stampfte der Bundesverband der Maschinenringe e.V. innerhalb von nur vier Tagen die Plattform „daslandhilft.de“ aus dem Boden, auf Basis von Microsoft Azure. Die Kommunikation der Mitarbeiter*innen verlief aus dem Homeoffice heraus und komplett über Microsoft Teams.
Auch der Spezialist für elektronische Verbindungstechnik Weidmüller stand vor der schwierigen Aufgabe, die Maschinen in seinen hochspezialisierten Werken weltweit am Laufen zu halten – den Reisebeschränkungen zum Trotz. Mit der HoloLens in Verbindung mit Dynamics 365 Remote Assist können die Spezialist*innen des Unternehmens das nun bequem vom Stammsitz in Detmold erledigen. Die Techniker*innen vor Ort vernetzen sich schnell und einfach mit den Spezialist*innen in Deutschland. Die können bei Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten nun in Echtzeit vom Büro aus unterstützen. Auch jenseits von Corona sorgt das für Prozessgewinne: So können Kosten und Stillstandzeiten verringert und die Reaktionszeit gesteigert werden.
PHASE 3: Ankommen in der neuen Normalität
Betriebe und Geschäfte dürfen nun wieder öffnen, Mitarbeiter*innen kehren allmählich an ihre Arbeitsplätze zurück – natürlich unter Auflagen. Die Systeme müssen an die neuen Arbeitsschutzanforderungen angepasst werden, die Erfahrungen der letzten Wochen wollen analysiert und nutzbar gemacht werden. So wie vielen Betrieben aus der Dienstleistungsbranche erging es auch dem Friseurunternehmen Ryf Coiffeur GmbH. Nach dem Lockdown war das oberste Ziel, den Betrieb so effizient wie möglich wieder aufzunehmen. Um mögliche Infektionsketten nachverfolgen zu können, setzte Ryf bei rund 60.000 Kund*innen auf eine rein digitale Lösung und führte die Customer Experience Cloud CUJO auf Basis von Microsoft Azure ein. Erwartungsgemäß war der Ansturm auf die Friseurläden von Ryf nach Beendigung des Lockdowns groß, Termine waren über Wochen ausgebucht und die Einhaltung der Hygienemaßnahmen äußerst zeitintensiv. Durch den Einsatz dieses Tools wurden die Mitarbeiter*innen allerdings beim Kundenmanagement entlastet. So konnten sie den großen Ansturm auf die Salons bewältigen.
Das sind nur ein paar Beispiele von vielen Erfolgsgeschichten: Während der Corona-Krise haben insgesamt rund 43 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen Anpassungen an ihren Produkt- und Dienstleistungsangeboten, im Vertrieb oder ihrem Geschäftsmodell vorgenommen. Das ergab eine Sonderbefragung im Rahmen des KfW-Mittelstandspanels. Wenn man alle Unternehmen miteinschließt, die bedingt durch Corona noch Anpassungen planen, steigt der Anteil sogar auf 57 Prozent. Das zeigt die hohe Findigkeit der Mittelständler bei der Krisenbewältigung und wie schnell solche Umstellungen umsetzbar sind, um die eigene Firma in einem sich wandelnden Umfeld up-to-date zu halten – und das ohne maschinelle Anpassungen.
Was wird im nächsten Schritt also wichtig sein? Erstens: Die Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Krise zum Teil des Unternehmens machen. Denn unvorhergesehene Situationen kann es immer geben. Ein Beispiel: Da die RONDO FOOD GmbH & Co. KG seiner IT über die Jahre entwachsen war und letztere die wirtschaftliche Weiterentwicklung massiv ausbremste, entschied sich der Tiersnack-Hersteller aus Halle für einen Wechsel von den eigenen Servern in die Cloud. Die Vorteile dieses Schrittes zeigten sich noch während der Implementierung, als trotz eines überraschenden Hardware-Crashs 90 Prozent der Systeme unbeschadet weiterarbeiten konnten. RONDO FOOD profitiert also enorm von der hohen Skalierbarkeit, der Flexibilität und der Sicherheit von Microsoft Azure und ist damit fit für die Zukunft. Die Optimierung der eigenen Verfahren steht seit jeher im Mittelpunkt der Unternehmensphilosophie – und wird sich auch in Zukunft bezahlt machen.
Des Weiteren gilt es, die Lieferketten an die neuen Erfordernisse anzupassen. Und zuletzt: die erarbeiteten Strategien umzusetzen, die Schwachstellen in den neuen Prozessen zu finden und auszubessern. Unternehmen müssen heute nicht weniger tun, als sich eine neue Arbeitswelt aufzubauen. Auch jenseits der aktuellen Krise. Denn die Digitalisierung, die Unternehmenskultur und die Menschen sind die entscheidenden Faktoren für die Zukunftsfähigkeit von Firmen.
Sie fragen sich, wie Sie Ihr Unternehmen dabei unterstützen können, sich schnell und effektiv an diese wechselnden Realitäten anzupassen. Das A und O sind hier eine umfangreiche Flexibilität bei voller Kostentransparenz.
Wie kann so eine Strategie nun konkret aussehen? Im Rahmen einer Virtual Roadshow, die speziell auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet ist, zeigen Microsoft, seine Partner sowie Vertreter*innen von zwei der oben vorgestellten Projekte, wie man die Krise meistern kann. Sie geben Tipps und Ratschläge, wie Remotearbeitsplätze durch den Einsatz von Microsoft Windows Virtual Desktop smart gestaltet werden können, welche Vorteile die Azure Cloud bietet und wie aus Microsoft Teams mehr wird als ein reines Kommunikationstool.
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