Viele Beschäftigte wollen nicht mehr auf die Flexibilität verzichten, die sie in den vergangenen zwei Jahren kennengelernt haben. Sie möchten selbst entscheiden können, wann sie aus dem Büro, den eigenen vier Wänden oder von einem anderen Ort aus arbeiten. Doch dezentrales Arbeiten bringt auch Herausforderungen für die Kommunikation und den Zusammenhalt im Team mit sich. Ich habe sieben Tipps zusammengestellt, die Mitarbeitenden dabei helfen können, hybrides Arbeiten für alle erfolgreich zu machen.
Am 20. März 2022 endete die offizielle Homeoffice-Pflicht in Deutschland. Immer mehr Beschäftigte können nun in die Büros zurückkehren. Doch der Wunsch vieler Mitarbeiter*innen nach Flexibilität ist geblieben, wie die aktuellen Ergebnisse des Work Trend Index zeigen. Es geht also um die Frage, wie die persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen an die Arbeitsumgebung mit der Zusammenarbeit im Team in Einklang gebracht werden können. Diese sieben Tipps sollen euch in der Praxis helfen:
1. Kommunikation ist das A und O
Ohne eine klare Kommunikation geht es nicht. Das galt auch schon in Zeiten von Remote Work. Doch nun, wo sich Menschen im Büro gegenübersitzen, während andere Kolleg*innen im Homeoffice arbeiten, hat eine transparente und offene Kommunikation einen noch höheren Stellenwert erhalten. Implizites explizit zu machen, lautet daher die Devise für das Arbeiten in hybriden Teams. Denn während Kolleg*innen vor Ort nonverbale Kommunikation wie Gesten und Mimik einfach verstehen können, gehen diese auf dem digitalen Weg oftmals verloren.
2. Klare Regeln für hybride Meetings
Damit jede Person unabhängig von ihrem Arbeitsort teilhaben kann, sollte jedes Meeting hybrid durchgeführt werden – das ist einfach gesagt. Doch sobald wieder mehr Mitarbeiter*innen im Büro sind, fällt dieser Grundsatz schnell unter den Tisch. Darüber hinaus braucht es jedoch auch klare Guidelines für hybride Meetings. Denn wie der Work Trend Index zeigt, fühlen sich 43 Prozent der Beschäftigten, die aus der Ferne arbeiten, in Meetings nicht mit einbezogen. Was es daher braucht, ist eine Etikette für hybride Besprechungen. Unternehmen wie Teams sollten eine solche entwickeln und etablieren.
3. Meetings effizient für alle gestalten
Seit März 2020 ist die wöchentliche Zeit, die durchschnittliche Teams-Nutzende in Meetings verbringen, um 252 Prozent gestiegen. Umso wichtiger, dass wir mit effizienten und interaktiven Besprechungen gegen die Meeting-Müdigkeit Mit Livereaktionen und Emojis könnt ihr Kolleg*innen live Feedback geben. Mit der Funktion des Handhebens verhindert ihr, dass ihr anderen Teilnehmer*innen ins Wort fallt. Für ansprechende Präsentationen haben wir die Cameo-Funktion in PowerPoint entwickelt, mit der Vortragende entscheiden können, wie sie auf den Folien angezeigt werden.
4. Im Büro sein – oder nicht sein
Wann und warum soll ich ins Büro kommen? Ein Drittel der Beschäftigten in Deutschland (35 Prozent) erkennt in dieser Frage eine echte Herausforderung. Schließlich möchte man sich nicht auf den Weg ins Büro machen und dann niemanden dort antreffen. Unternehmen müssen hierauf eine Antwort finden. Denn der Besuch im Büro sollte einen Mehrwert stiften. Um die Koordinierung im Team in einer hybriden Arbeitswelt nicht zu einem zusätzlichen Aufwand werden zu lassen, haben wir zudem eine neue Funktion entwickelt: So können Outlook- Nutzer*innen angeben, ob sie persönlich oder aus der Ferne an einer Besprechung teilnehmen.
5. Architekt*innen des eigenen Arbeitsstils werden
Frühaufsteher*innen, Late-Night-Worker, Familien mit Kindern – damit alle ihren Wunsch nach Flexibilität und Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf erfüllen können, braucht es vor allem Vertrauen und Transparenz. Die Freiheiten, die die hybride Arbeitswelt uns bietet, sollten auch in der Zusammenarbeit im Team berücksichtigt werden, z.B. bei der Terminierung von Meetings oder der Beantwortung von E-Mails und Chatnachrichten. Bedürfnisse und Arbeitszeiten sollten im Team offen kommuniziert werden. Wie wir das bei Microsoft Deutschland, erfahrt ihr hier
6. Barrieren abbauen
Hybrides Arbeiten bietet Menschen mit und ohne Behinderungen neue Möglichkeiten, den Arbeitstag nach den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen zu gestalten. Warum hybrides Arbeiten für meine Kollegin Franziska Sgoff beispielsweise vor allem Unabhängigkeit bedeutet, erfahrt ihr hier. Damit jeder Mensch von den Möglichkeiten profitieren kann, muss die hybride Arbeitswelt Barrieren abbauen. Die Funktion Live-Untertitel in Microsoft Teams ist nur eines von vielen Beispielen, wie sich Meetings barriereärmer gestalten lassen. Tools wie der Accessibility Checker in PowerPoint tragen dazu bei, dass Informationen und Dokumente für alle zugänglich sind. Weitere inklusive Features für die hybride Arbeitswelt gibt es Wie ihr inklsuiv mit Microsoft 365 arbeitet, lest ihr in diesem Whitepaper.
7. Seid offen, Neues zu lernen
Die flexiblen Arbeitsformen beinhalten natürlich auch eine Vielzahl von Veränderungen. Neue Fähigkeiten sind gefragt, damit die Zusammenarbeit gelingen kann. Viele Beschäftigte stehen daher vor der Herausforderung, sich neue digitale Kompetenzen anzueignen. Was dafür notwendig ist: die Bereitschaft, immer wieder dazu zu lernen. Das gilt für Mitarbeiter*innen, ebenso wie für Führungskräfte. Denn hybrides Arbeiten erfordert mehr als den Einsatz moderner Technologien, es braucht die passende Unternehmenskultur, die Lernen in den Fokus stellt. An welchen Projekten zur digitalen Qualifizierung wir gemeinsam mit Partnern arbeiten, erfahrt ihr hier.
Auch meine Kolleg*innen bei Microsoft Deutschland haben in den vergangenen Jahren ihre Erfahrungen mit hybrider Arbeit gemacht. Während es Pendler*innen wie Wolfgang Hoeffer mehr Zeit mit der Familie bietet, hat Franziska Sgoff die Möglichkeit, ihr Arbeitsleben außerhalb des Büros zu strukturieren. Claudia Hartwich und Denise Lorenz setzen auf neue Kommunikationsformate, um den sozialen Austausch trotz physischer Distanz anzuregen. Mehr über die individuellen Arbeitsmodelle unserer Mitarbeitenden erfahrt ihr hier.
Im Wandel von Remote Work zu hybridem Arbeiten kommt Führungskräften eine Schlüsselrolle zu. Welche fünf Trends sie kennen sollten, zeigt Claudia Hartwich, Senior Director Human Resources, in ihrem Beitrag. Wie der Teamzusammenhalt in hybriden Teams aufgebaut und gestärkt werden kann, erfahrt ihr in meinem Beitrag.
Ein Beitrag von Denise Lorenz,
Director Modern Work, Customer Success Unit
